Nous avons choisi la plateforme Queoval pour la gestion de nos formations

Dans les coulisses de Médiane, beaucoup de choses se passent. Souvent, on ne vous en parle pas. Trop technique, peu d’impact pour vous, et c’est surtout de notre côté que cela change.

Pour autant, cette fois, pour toutes celles et tous ceux qui suivent des stages chez nous, que ce soit en individuel ou en groupe, il va y avoir du changement ! Et nous sommes ravi.e.s de vous annoncer une avancée pour le moins significative dans notre organisation : l’adoption d’une plateforme dédiée à la gestion de nos formations.

Pourquoi ce Changement ?

Parce que ça ne devenait plus gérable ! Jusqu’à présent, et depuis plus de 20 ans, nous utilisions des tableaux Excel pour le suivi de nos formations et les parcours de chacun.e d’entre vous. Bien que cette méthode ait été utile, elle présente des limites en termes de gestion et d’organisation, surtout à mesure que nos activités se complexifient. Il était temps de passer à une solution plus intégrée et efficace, pour nous adapter aux exigences Qualiopi et d’optimiser nos processus internes.

Les avantages de travailler avec une Plateforme

Notre première motivation était de gagner du temps, pour être encore plus réactif à vos besoins et plus disponibles. Mais, ce qu’on s’aperçoit, c’est que c’est aussi une baisse significative de la charge mentale avec tous les avantages que cela apporte.

1. Automatisation des Mails : La plateforme nous permet d’automatiser l’envoi de mails, ce qui nous fait gagner du temps et réduit les risques d’erreurs. Beaucoup de mails que vous receviez faisaient l’objet de “Copier-Coller” d’un stage à l’autre, avec tout ce que cela comporte comme écueil. Et surtout, avec un intérêt particulièrement limité à mettre en place pour nous.

2. Historique des Interactions : Nous pouvons désormais conserver un historique détaillé des messages envoyés et des interactions avec chacun.e d’entre vous, facilitant ainsi le suivi et améliorant la qualité de notre service et de transmission d’information entre nous au sein de Médiane. Tant sur les problématiques que nous pouvions rencontrer, que sur le suivi administratif. Désormais, peu importe le coach, chacun.e à Médiane sera à même de vous accompagner administrativement si nécessaire.

3. Signature Électronique : La signature en ligne des feuilles d’émargement simplifie le processus. Vous pouvez le faire depuis votre téléphone portable, c’est moins de papier et de paperasserie ! Et plus besoin d’y penser à chaque rendez-vous, un mail de rappel vous est envoyé automatiquement.

4. Extranet et Génération de Documents : L’accès à un extranet et la génération rapide de documents administratifs sont autant de fonctionnalités qui fluidifient notre travail quotidien.

Évidemment, le choix de la plateforme a été particulièrement délicate. Hébergement en France ou ailleurs ? Plus ou moins chère, avec plus ou moins d’options… Finalement nous avons trouvé ! Et nous avons choisi Queoval. Tout cela est transparent pour vous, et pourtant…

Pourquoi Queoval ?

Le choix de Queoval s’est imposé pour plusieurs raisons :

• Origine Française / Made in France : En tant qu’entreprise française, il était important pour nous de soutenir une solution locale, qui respecte les obligations fiscales et sociales en France. Queoval est une société basée à MAUGUIO, dans l’Hérault, et c’est toute une équipe dévouée à nous offrir bien plus qu’un logiciel de gestion.
• Hébergement en France : Il ne fallait pas seulement que cette entreprise soit française. Nous souhaitions qu’elle soit également hébergée en France.  La sécurité et la confidentialité des données sont primordiales et l’hébergement en France nous offre cette garantie, et surtout, on ne voulait pas travailler en lien direct avec les GAFAM. Queoval est hébergé chez ACCESS GLOBAL SECURITY, certifié ISO 27001, délivrée par le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais, qui atteste de leur engagement en matière de sécurité des données et garantit à leur clients et partenaires  : une protection optimale des informations, une infrastructure conforme aux normes internationales, une gestion rigoureuse des risques et menaces
• Le respect des RGPD : C’était bien évidemment une condition sine qua non : la sécurisation de vos données. Nous avons vérifié que Queoval veille à sécuriser les données personnelles que nous recueillons, de manière adéquate et appropriée, et qu’elle s’est engagée a prendre les précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.
• Réactivité : L’équipe de Queoval a démontré une réactivité exemplaire, répondant rapidement à nos besoins et questions. Nous avons une personne en gestion de notre dossier, que nous pouvons contacter à tout moment, et ce quelque soit le problème que nous rencontrons. Par ailleurs, leur équipe technique met tout en œuvre pour régler tous les problèmes techniques que nous pourrions, ou vous pourriez rencontrer.
• Interface convivial : La prise en main a été plutôt fluide de notre côté, l’extranet est assez simple d’utilisation, les différents formulaires d’évaluation que vous devrez remplir son clairs. Bref, tout nous a convaincu.

Conformité avec Qualiopi

La certification Qualiopi, vous en avez certainement entendu parler. Ou au moins vous avez dû voir le logo sur notre site. Pour résumer, La certification Qualiopi est une certification française qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires de formation. Elle a été créée pour garantir la qualité des actions de formation et pour permettre aux organismes de formation de bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Le logiciel Queoval est spécialement conçu pour nous aider à suivre et valider les 32 indicateurs du référentiel qualité de Qualiopi. Il accompagne chacune de vos activités de formation en fournissant les preuves nécessaires pour chaque séance d’audit. Il génère automatiquement des documents certifiés, facilitant la préparation et le suivi des processus. Pour nous cette solution représente un véritable avantage, pour nous aider au  maintien de notre certification.

Pour conclure, nous espérons que cette évolution portera ses fruits et contribuera à encore mieux travailler avec vous, tout en restant conformes aux exigences réglementaires. Et si ce n’était pas le cas, nous retournerons à nos bons vieux tableaux Excel ! En attendant, nous vous invitons à explorer l’ensemble de nos formations, pouvant toutes faire l’objet d’un financement.